Submission Zeitmanagement 2.0 : Softwarepaket und Informationssysteme

Das Stadtspital Zürich mit den Standorten Triemli, Waid, Europaallee, Andreasturm und Affoltern a. A. beabsichtigt, im Rahmen des Projekts „Zeitmanagement 2.0“ ein neues, modernes und integriertes Workforce- und Zeitmanagement-System (WFM) zu beschaffen und einzuführen.

Die heutigen Prozesse für Personalplanung, Zeiterfassung, Ressourcen- und Poolmanagement werden standortübergreifend unterschiedlich gehandhabt und basieren auf mehreren, teils nicht mehr zeitgemässen Systemen und Hilfsmitteln. Support und Weiterentwicklung des aktuell genutzten Zeiterfassungssystems laufen per Ende 2025 aus, weshalb eine neue Gesamtlösung erforderlich ist.

Mit dieser Ausschreibung soll eine zukunftsfähige, standardisierte und digital integrierte Lösung realisiert werden, welche die Personalplanung für rund 4 500 Mitarbeitende (ca. 5 800 inkl. externe) vereinheitlicht, den administrativen Aufwand reduziert und die Mitarbeitenden aktiv in die Planung einbindet. Ziel ist eine nachhaltige Steigerung von Effizienz, Transparenz, Planungsqualität und Mitarbeitendenzufriedenheit.

Das Projekt verfolgt insbesondere folgende Ziele:

• Gesetzeskonformität: Sicherstellung der Einhaltung arbeits- und datenschutzrechtlicher Vorgaben.
• Standardisierung und Effizienz: Einheitliche Prozesse und zentrale Planung über alle Standorte hinweg.
• Mitarbeitendenintegration: Förderung von Self-Service-Funktionen und erhöhter Autonomie in der Dienstplanung.
• Automation: Regelbasierte, teilautomatisierte Dienstplanung mit Einhaltung gesetzlicher und betrieblicher Rahmenbedingungen.
• Integration: Nahtlose Einbindung in die bestehende Systemlandschaft (SAP HCM, KISIM, Zutrittssysteme u. a.).
• Datenbasierte Steuerung: Nutzung von Analysen und Reporting zur Führungs- und Entscheidungsunterstützung.

Die angestrebte Lösung umfasst drei Hauptmodule:

1. Kollaboration – Kommunikation, Wunsch- und Präferenzplanung der Mitarbeitenden,
2. Planung – strukturierte und regelkonforme Dienstplanerstellung,
3. Automation – algorithmische Optimierung und Regelunterstützung für die Planenden.

Der Leistungsumfang beinhaltet:

• Konzeption und Anforderungsaufnahme in enger Zusammenarbeit mit dem Stadtspital,
• Lieferung und Lizenzierung der Software (inkl. Schnittstellen),
• Konfiguration, Integration und Entwicklung spezifischer Funktionen,
• Projektmanagement, Schulung und Einführung,
• Wartung, Support und Weiterentwicklung nach Inbetriebnahme,
• Bereitstellung einer mobilen App für Zeiterfassung und Kommunikation,
• Implementierung von Reporting- und Analysewerkzeugen zur Prozess- und Personalauswertung.

Das Verfahren wird als zweistufiges selektives Verfahren gemäss IVöB durchgeführt:

• Phase 1 (Präqualifikation): Auswahl geeigneter Anbieter aufgrund der Eignungskriterien,
• Phase 2 (Angebotsphase): Einladung von bis zu fünf präqualifizierten Unternehmen zur Einreichung eines verbindlichen Angebots.

Mit „Zeitmanagement 2.0“ realisiert das Stadtspital Zürich ein strategisch bedeutendes Digitalisierungsprojekt, das die Planung, Steuerung und Zusammenarbeit im Spitalbetrieb nachhaltig verbessert und zur Arbeitgeberattraktivität, Wirtschaftlichkeit und Versorgungssicherheit wesentlich beiträgt.

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