Kleingeräteprüfung gemäss SNG 482638: Technische Tests, Analysen und Beratung

Markterkundung: Organisation und Durchführung der periodischen Kleingeräteprüfung (SNG 482638) für das Strassenverkehrsamt des Kantons Zürich

2. Ausgangslage und Zielsetzung

Das Strassenverkehrsamt des Kantons Zürich prüft im Rahmen einer geplanten Beschaffung den Markt für die Durchführung der gesetzlich vorgeschriebenen Kleingeräteprüfung gemäss SNG 482638. Ziel dieses Request for Information (RFI) ist es, die technische Machbarkeit, organisatorische Ansätze, administrative Prozesse sowie marktübliche Konditionen für das beschriebene Mengengerüst transparent zu ermitteln.

3. Leistungsumfang und Standorte

Der zukünftige Dienstleister übernimmt die systematische Überprüfung, sicherheitstechnische Beurteilung, Kennzeichnung und Inventarisierung sämtlicher ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel nach einem rollierenden Programm.

Der Auftrag umfasst alle betrieblichen Einheiten des Strassenverkehrsamtes an den folgenden Standorten:

• Zürich-Albisgütli (Hauptsitz)
• Regensdorf
• Hinwil
• Winterthur
• Bülach
• Bassersdorf
• Schifffahrtskontrolle des Kantons Zürich (Standorte Oberrieden und Tiefenbrunnen)
• Abteilung Administrativmassnahmen (Standort Zürich)
• Staatsgarage Walche (Standort Zürich)

4. Gerätedetails und Mengengerüst

4.1 Im Prüfumfang eingeschlossen

• Betriebsmittel: Gesteckte Geräte wie Handwerkzeuge, Bohrmaschinen, gesteckte Mess- und Prüfgeräte sowie weitere Geräte.
• Infrastruktur & Büro: Radios, Mikrowellen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kühlschränke, Stehleuchten, Sitz-/Stehtische, Standventilatoren, Luftbefeuchter, mobile Heizkörper, Kabelrollen, Ladestationen sowie weitere Geräte.

4.2 Im Prüfumfang NICHT eingeschlossen

• Ausschlüsse: Kopierapparate, Unterhaltungselektronik, IT-Infrastruktur, Büroleuchten, Geräte mit bestehendem Servicevertrag, Geräte mit reinem Akkubetrieb.
• Begründung: Diese Geräte sind weder mechanischen noch schädigenden Einflüssen ausgesetzt oder werden bereits über separate Serviceverträge fachgerecht geprüft.

4.3 Mengengerüst (Indikative Basis)

• Gesamtstückzahl: Eine exakte Geräteanzahl kann zum aktuellen Zeitpunkt nicht genannt werden. Für das indikative Richtpreisangebot im Rahmen dieses RFI gilt eine

Gesamtstückzahl von 5'000 Stück über alle Standorte und Gerätetypen hinweg.

5. Technische Umsetzung und Datenhoheit

• Systemschnittstelle: Sämtliche Messergebnisse und Inventardaten müssen zwingend digital erfasst werden.
• Datenhoheit: Sämtliche erhobenen Daten verbleiben zu jedem Zeitpunkt vollumfänglich und ausschliesslich in der alleinigen Hoheit des Kantons Zürich.
• Kennzeichnung: Alle geprüften Betriebsmittel sind direkt vor Ort mit einer dauerhaften, wasserfesten und eindeutigen Kennzeichnung (z. B. Prüfplakette/Barcode) zu versehen.

6. Sonderregelung für private Geräte der Mitarbeitenden

• Erweiterter Prüfumfang: Um die Betriebssicherheit in den kantonalen Liegenschaften lückenlos zu gewährleisten, müssen auch private elektrische Geräte der Mitarbeitenden (z. B. Radios, Ventilatoren) zwingend mitgeprüft werden.
• Direktverrechnung und Inkasso: Der finanzielle und administrative Aufwand für die Prüfung dieser privaten Geräte ist nicht Bestandteil des kantonalen Auftragsvolumens. Der Dienstleister muss diesen Aufwand zwingend direkt mit den jeweiligen Mitarbeitenden vor Ort abrechnen (z. B. via Barzahlung, TWINT oder Direktfakturierung). Die entsprechenden Kosten sind im Rahmen des RFI separat zu deklarieren.

7. Wichtige betriebliche Rahmenbedingungen

• Prüfzeiten: Die Geräteprüfungen erfolgen grundsätzlich während der regulären Büroarbeitszeiten. In Ausnahmefällen müssen einzelne Geräte in der Mittagszeit (12.00 Uhr bis 13.00 Uhr) oder ausserhalb der Öffnungszeiten geprüft werden.
• Prüfung vor Ort (Inhouse-Logistik): Alle Geräte müssen zwingend direkt an ihrem jeweiligen Standort geprüft werden. Es besteht keine Möglichkeit, Geräte einzusammeln oder zentral (inhouse oder extern) zu überprüfen. Das Prüfpersonal muss sich am Standort selbstständig von Bereich zu Bereich und von Stockwerk zu Stockwerk bewegen.

8. Fragen an die Marktteilnehmer (RFI-Fragenkatalog)

Interessierte Dienstleister werden gebeten, im Rahmen dieser Markterkundung detailliert und strukturiert zu den folgenden Themenblöcken Stellung zu nehmen:

Block A: Organisation, Logistik und Betrieb (Voraussetzungen)

• Frage A1 (Inhouse-Logistik): Wie beurteilen Sie die organisatorische Umsetzung des geforderten Vorgehens (Prüfung vor Ort von Raum zu Raum, Stockwerk zu Stockwerk) über alle genannten Standorte hinweg?
• Frage A2 (Betriebszeiten & Flexibilität): Wie stellen Sie sicher, dass der laufende Betrieb an den Standorten nicht gestört wird, und wie fangen Sie die geforderte Flexibilität bezüglich Prüfungen über die Mittagszeit oder Randstunden personell ab?

Block B: Technische Umsetzung und Datenhandling

• Frage B1 (Schnittstellen): Welche technischen Schnittstellen und Datenformate nutzen Ihre Systeme standardmässig, um eine lückenlose, digitale Datenübergabe unter Wahrung der kantonalen Datenhoheit zu garantieren?
• Frage B2 (Kennzeichnung): Welche Standards nutzen Sie für die geforderten wasserfesten Prüfplaketten (z. B. QR-Code, Barcode), um Datum, Visum, Inventarnummer und Prüfintervall langfristig lesbar darzustellen?

Block C: Administrative Abwicklung von Privatgeräten

• Frage C1 (Abrechnungsmodell): Welche praxiserprobten Abrechnungsmodelle (z. B. TWINT, Kreditkarte oder Barzahlung) bieten Sie für die Direktabrechnung mit einzelnen Mitarbeitenden vor Ort an, sodass für den Kanton keinerlei Inkassorisiko oder administrativer Aufwand entsteht?

Block D: Indikative Preismatrix (Kostenschätzung)

Bitte geben Sie Ihre indikativen Pauschalpreise für Erstprüfung (EP) und pro Einheit ab.

Im Preis zwingend inbegriffen einzurechnen sind:

• Fahrtkosten zu allen genannten Standorten
• Prüfgeräte und sämtliches benötigtes Werkzeug sowie alle Nebenkosten (Spesen, Administration)
• Physische Prüfung der Geräte gemäss Norm SNG 482638
• Protokollierung nach gegebenen Standards (Protokolle z.Hd. Strassenverkehrsamt)
• Erstellen, Liefern und Anbringen der wasserfesten Prüfplakette (inkl. Datum, Visum, Inventarnummer, Prüfintervall)
• Alle Preise verstehen sich exkl. MWST.

Bitte strukturieren Sie Ihre Preisschätzung zwingend nach folgenden Tarifpositionen und jeweils einen Pauschalpreis für Erstprüfung (EP) und Folgeprüfungen (FP)

Kategorie 1 Verlängerungskabel & Stromverteilung

Pauschalpreis (EP und FP) pro Stück für die Prüfung von Verlängerungskabeln, Steckdosenleisten und Kabeltrommeln.

Kategorie 2 Gesteckte Geräte und Handwerkzeuge

Pauschalpreis (EP und FP) pro Stück für die Prüfung von gesteckten Geräten wie Kaffeemaschinen, Ständerbohrmaschinen, Geräten zum Handgebrauch (z. B. Trennscheiben)

Handscheinwerfern u.dgl.

Kategorie 3 Gesteckte Maschinen (Starkstrom)

Pauschalpreis (EP und FP) pro Stück für die Prüfung von gesteckten Maschinen 63A und 125A.

Kategorie 4 Sonderregelung Privatgeräte

Pauschalpreis (EP und FP) pro Stück für die Prüfung und Direktabrechnung von privaten Geräten der Mitarbeitenden (Kategorie 1 & 2) vor Ort.

Tarif Regiearbeiten / Zusatzaufwand

Stundenansatz für unvorhergesehene Arbeiten, Reparaturen vor Ort oder zusätzliche Regiearbeiten, die nicht durch die Pauschalen abgedeckt sind.

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