ECM: automatisierte Laufwerksmigration im Beschaffungswesen

Die Stadt Winterthur führt im Zeitraum von 2025-2027 ECM Fabasoft gemäss einem Standardvorgehen in der ganzen Stadtverwaltung ein. Dabei werden die Gruppenlaufwerke weitgehend abgelöst. Im Rahmen der Ausschreibung des ECMSystems wurden keine Dienstleistungen für deren Migration submittiert. Man war davon ausgegangen, dass die Gruppenlaufwerke nach dem Go Live von den einzelnen Bereichen manuell migriert werden. Bei der Durchführung der Pilotprojekte wurde jedoch ein Verfahren entwickelt, bei dem aus den Laufwerken mit technischer Unterstützung automatisiert migriert werden kann. Fabasoft 4teamwork hat ein Skript für die Migration aus Laufwerken nach Fabasoft entwickelt, das unter der Voraussetzung, dass die gleiche Struktur aufgebaut wird, auch bei weiteren Laufwerkmigrationen verwendet werden kann. Um wie rechtlich vorgegeben Informationen zum gleichen Geschäft in einem Dossier zu führen und weil im ECM Dokumente in Dossiers abgelegt werden müssen, muss die entsprechende Struktur für eine automatisierte Migration im Quellsystem (technisch) erkennbar und immer auf die gleiche Weise abgreifbar sein. Das Vorgehen beruht darauf, dass bereits auf dem Laufwerk die Dossierstruktur innerhalb des Ordnungssystems gebildet wird, das in Fabasoft aufgebaut wird.

Die Leistungen umfassen:

- Aufbau des Ordnungssystems und der Berechtigungen in Fabasoft (Standardvorgehen im Einführungsprojekt)

- Migration der Ordner aus dem Laufwerk an die gleiche Ordnungssystemposition im Testsystem von Fabasoft. Dabei werden aufgrund der auf dem Laufwerk vorbereiteten Struktur aus den Ordnern Dossiers und Subdossiers gebildet.

- Automatisierte Fehlerüberprüfung in Fabasoft und Fehlerbehebung auf dem Laufwerk.

- Durchführen der produktiven Migration im Rahmen der Einführung von Fabasoft im entsprechenden

Verwaltungsbereich.

Es wird mit 42 Einführungsprojekten mit Laufwerkmigrationen gerechnet.

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